Hoe meer u aan voorbereiding hebt gedaan voor het geval er echt iets mis gaat, hoe groter de kans dat uw bedrijf grote schade overleeft en weer snel operationeel is. Wij geven u zeven tips, waarbij natuurlijk geldt dat het van uw bedrijfsbranche, -grootte en andere factoren afhangt welke voor u extra zwaar zullen wegen. Vorige week kreeg u tip 1 tot en met 4, Deze week tip 5 tot en met 7.
5. Uw data direct weer beschikbaar
Uw bedrijfsdata zijn de basis voor uw bedrijfscontinuïteit. Zorg dus niet dat uw belangrijke bestanden en gegevens alleen op lokale servers in uw bedrijfspand hebt opgeslagen. Dit kunt u voorkomen door goede back-ups te maken op servers op een andere locatie of in de cloud te werken. U heeft namelijk niets aan die data als u ze niet terug kunt zetten in een werkende omgeving. En zorg ervoor dat u dit op zijn minst één keer per jaar of regelmatig moet (laten) testen. Dat kan bijvoorbeeld op een testserver met een kopie van de software, waaruit deze data afkomstig is. Gaat dit terugzetten moeiteloos en snel? Is deze hele omgeving snel ergens anders dan in uw eigen bedrijf op te bouwen en draaiend te krijgen? Beter nog dan back-ups terugzetten is het om een volledig werkende kopie van uw systemen op andere machines en op een andere locatie achter de hand te houden. Gaat er iets fout met omgeving X, dan kan omgeving Y het direct overnemen. Dit heet failover of switchover, een failover gebeurt automatisch, bij een switchover zit u zelf aan de knoppen en schakelt u zelf de Y-omgeving in.
6. Tijdelijke kantoorruimte
Het is slim vooraf vast na te gaan waar u snel nieuwe of tijdelijke kantoorruimte of bedrijfspanden kunt huren. Er zijn zelfs kantoorruimtes ter beschikking met volledige inrichting, zoals bureaus, stoelen, computers, telefoons, etc.
7. Oefen en maak een calamiteitenplan
Oefen ook een keer zo’n situatie waarbij alles misgaat. Wat als uw pand en uw spullen niet meer bruikbaar zijn? Kijk wie dan wat moet doen en maak daar een draaiboek van. Waar huurt u snel tijdelijke kantoorruimte en hardware? Hoe stelt u klanten en leveranciers snel op de hoogte? Hoe richt u snel een coördinatiecentrum in? Zet alles op een rij. Zo weet u precies wat u moet doen en raakt u minder snel in paniek als een rampscenario zich echt voordoet.
Vraag u verzekeringsadviseur om hulp hierbij. Wellicht komt deze met zaken waar u nog niet aan gedacht hebt.